Produire et sécuriser des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative

Formation créée le 30/12/2025. Dernière mise à jour le 31/12/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

35 heures (5 jours)

Accessibilité

Oui

Formation certifiante

Oui

Financement CPF

CPF #Dépôt en cours
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Produire et sécuriser des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative


Programme de 35 heures centré sur des mises en situation et la production d’un “pack documentaire IA sécurisé” : cadrage des besoins (brief), rédaction et amélioration de documents avec l’IA, structuration et synthèse d’un corpus, contrôle avant diffusion (RGPD, conformité, accessibilité, sobriété, traçabilité) et création d’un kit réutilisable (modèles, prompts, checklists, flux) pour industrialiser la production.

Objectifs de la formation

  • Cadrer une production documentaire en analysant le besoin, les destinataires, le canal de diffusion, les contraintes (délais, validation) et les risques (confidentialité, données personnelles), afin de formaliser un brief et des critères d’acceptation.
  • C2 Produire et améliorer des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative, en formulant des requêtes structurées et contextualisées et en conduisant des itérations, afin d’obtenir un livrable conforme au brief.
  • C3 Structurer un corpus d’informations (mails, notes, comptes rendus, tableaux) avec l’appui de l’IA afin d’en extraire les éléments actionnables (décisions, actions, échéances, responsables) et produire des livrables opérationnels (synthèse, plan d’action, tableau de suivi).
  • Contrôler, corriger et sécuriser un document avant diffusion en appliquant une grille de vérification (fiabilité, RGPD/données personnelles, conformité, droits, accessibilité, sobriété documentaire) et en assurant la traçabilité des corrections.
  • Industrialiser la production documentaire en construisant un kit réutilisable (modèles, bibliothèque de prompts, règles de style/diffusion, checklists) et en définissant un flux de traitement (collecte → structuration → rédaction → contrôle → validation → diffusion) garantissant reproductibilité et cohérence.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Professionnels des fonctions support produisant ou diffusant des documents : assistant(e)s, secrétaires, gestionnaires, coordinateurs, office managers, managers de proximité.
  • Public en poste souhaitant certifier ses compétences en documentation assistée par IA.
Prérequis
  • Maîtrise de base des outils bureautiques (traitement de texte, e-mail, fichiers)
  • Capacité à rédiger un document professionnel simple.
  • Aucune compétence technique ou informatique avancée n’est requise.

Contenu de la formation

Cadrer une production documentaire (C1)
  • Identifier les documents produits et les points de friction
  • Sélectionner des cas d’usage pertinents
  • Élaborer un brief structuré
Générer un document avec des prompts efficaces (C2)
  • Structurer une requête IA
  • Produire et itérer un document professionnel
Standardiser les productions (C2/C5)
  • Créer un modèle réutilisable
  • Organiser un processus de diffusion
Transformer l’information brute (C3)
  • Résumer, extraire et planifier à partir d’un corpus
  • Générer des livrables structurés
Sécuriser et compiler le pack final (C4/C5)
  • Appliquer une grille de contrôle complète
  • Finaliser et présenter le pack documentaire IA sécurisé

Équipe pédagogique

L’équipe pédagogique est composée de formateurs spécialisés en usages professionnels de l’IA générative appliqués aux fonctions support (administratif, gestion, communication), disposant d’une expérience opérationnelle en production documentaire, organisation du travail et amélioration de processus. Elle s’appuie sur une maîtrise des outils d’IA générative et des environnements bureautiques/collaboratifs, ainsi que sur des pratiques de sécurisation avant diffusion (relecture critique, confidentialité, protection des données, conformité, droits d’auteur). L’accompagnement est assuré tout au long du parcours par des apports méthodologiques, des mises en situation et des retours individualisés, avec une évaluation critériée alignée sur les compétences C1 à C5. Un référent est identifié pour la coordination pédagogique et la qualité, ainsi qu’un référent handicap permettant l’analyse des besoins et la mise en place d’aménagements (supports adaptés, modalités et temps d’évaluation ajustés) afin de garantir l’accessibilité du parcours.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuille d’émargement (présentiel) ou relevé de connexions (distanciel)
  • Positionnement initial (questionnaire et/ou exercice court) et adaptation du parcours si nécessaire
  • Exercices d’application progressifs et productions intermédiaires évaluées (brief, prompts, documents, synthèses)
  • Corrections guidées et retours formalisés du formateur (critères, axes d’amélioration, points de vigilance)
  • Évaluation continue par grille critériée alignée sur les compétences C1 à C5
  • Évaluation finale : réalisation du pack documentaire IA sécurisé (dossier écrit) et soutenance (présentation + Q/R) selon les modalités définies
  • Questionnaire d’évaluation “à chaud” (satisfaction, atteinte des objectifs, utilité perçue)
  • Certificat de réalisation et, le cas échéant, procès-verbal/notification de décision de certification
  • Suivi à froid : mesure de transfert en situation de travail et recueil d’indicateurs (gains, qualité, incidents évités)

Ressources techniques et pédagogiques

  • Support de cours (diaporama et/ou livret apprenant) au format numérique
  • Fiches mémo : principes de prompting, bonnes pratiques de structuration, règles de rédaction professionnelle
  • Modèles de documents (gabarits) : e-mail, courrier, note, compte rendu, procédure, convocation
  • Bibliothèque de prompts (par cas d’usage) + canevas de brief (C1)
  • Corpus d’exercices : scénarios administratifs, jeux de données anonymisées, exemples “avant/après”
  • Grille de contrôle C4 (fiabilité, RGPD/données, conformité, droits, accessibilité, sobriété) + checklist de diffusion
  • Modèle de journal de traçabilité (prompts, versions, décisions, corrections)
  • Kit C5 à compléter : règles de style/diffusion, nommage/versioning, schéma de flux (collecte → … → diffusion)
  • Accès aux outils (selon modalités) : suite bureautique, environnement collaboratif, IA générative (ou équivalents)
  • Bibliographie / webographie : RGPD, AI Act, guides accessibilité numérique, bonnes pratiques d’éco-conception des contenus

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • • C1 Cadrer une production documentaire (besoin, destinataires, contraintes, critères d’acceptation). • C2 Produire et améliorer des documents professionnels par prompts structurés et itérations. • C3 Structurer un corpus et produire des livrables opérationnels (synthèse, plan d’action, tableau de suivi). • C4 Contrôler, corriger et sécuriser avant diffusion (RGPD, conformité, accessibilité, sobriété, traçabilité). • C5 Capitaliser un kit réutilisable et formaliser un flux reproductible (collecte → … → diffusion).
Modalité d'obtention
  • La certification est obtenue lorsque le candidat démontre, au moyen du dossier écrit (pack documentaire IA sécurisé) remis au jury et de la soutenance, l’atteinte du niveau attendu sur l’ensemble des compétences C1 à C5, conformément à la grille d’évaluation.
Détails sur la certification
  • Certificateur : ESIC Code RS : Dépôt en cours ; mise à jour dès obtention du n° RS Nom de la certification : Produire et sécuriser des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative Date d'enregistrement de la certification : Dépôt en cours ; mise à jour dès publication de l’URL officielle France Compétences

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l'accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.