Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

Formation créée le 02/12/2025. Dernière mise à jour le 03/12/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

21 heures (3 jours)

Accessibilité

Oui

Formation certifiante

Oui

Financement CPF

CPF #RS7287

Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle


Cette formation permet d’utiliser l’intelligence artificielle pour optimiser les tâches administratives, automatiser la gestion de l’information et améliorer la réactivité opérationnelle. Les participants apprennent à produire des rapports, synthèses et comptes rendus assistés par IA, à gérer agendas et flux de communication, et à appliquer une démarche responsable, sécurisée et accessible des usages IA.

Objectifs de la formation

  • C1 : Identifier les tâches récurrentes et processus administratifs pouvant être optimisés grâce à l’IA.
  • C2 : Produire des rapports, analyses et synthèses via des outils IA générative et transcription automatique.
  • C3 : Exploiter l’IA pour optimiser la planification et la gestion d’agendas complexes.
  • C4 : Automatiser la gestion de l’information et des communications (tri, priorisation, réponses assistées).
  • C5 : Mettre en œuvre une utilisation responsable de l’IA : vérification, accessibilité, sécurité, RGPD.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Professionnels des fonctions administratives et support souhaitant optimiser leurs tâches récurrentes : assistants, office managers, secrétaires, gestionnaires administratifs, chargés d’accueil, back-office, responsables de service, collaborateurs impliqués dans la communication professionnelle ou la production documentaire.
Prérequis
  • Maîtrise de l’outil informatique.
  • Occuper une fonction impliquant des tâches administratives ou de gestion de l’information.
  • Aucun prérequis technique en IA n’est exigé.

Contenu de la formation

Module 1 – Introduction à l’IA et usages administratifs (3 heures)
  • Comprendre les apports de l’IA dans les tâches administratives.
  • IA générative, transcription automatique, automatisation : principes et usages.
  • Limites, risques, RGPD, IA Act et bonnes pratiques.
  • Panorama des outils adaptés aux fonctions support.
Module 2 – Analyse des tâches récurrentes et identification des opportunités IA (4 heures)
  • Analyse des workflows administratifs.
  • Identification des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée.
  • Analyse coût/gain, critères de priorisation.
  • Atelier : diagnostic sur les processus du participant.
Module 3 – Génération de rapports, synthèses et comptes rendus avec l’IA (4 heures)
  • Création de rapports, synthèses, comptes rendus, documents administratifs assistés par IA.
  • Utilisation d’outils IA générative et transcription audio → texte.
  • Construction de prompts structurés, contextualisés et reproductibles.
  • Atelier : produire un rapport professionnel complet.
Module 4 – Optimisation des agendas, planning et coordination avec l’IA (3 heures)
  • Automatisation de la planification et gestion des contraintes.
  • Priorisation, classification, synchronisation des données d’agenda.
  • Utilisation d’IA pour organiser réunions, rendez-vous, deadlines.
  • Atelier : scénarios de planification IA.
Module 5 – Automatisation de la gestion de l’information et des communications (4 heures)
  • Tri automatique d’e-mails, détection de priorités, classification intelligente.
  • Rédaction assistée (réponses professionnelles, messages internes).
  • Automatisations simples (règles IA, workflows, formulaires IA).
  • Atelier : optimiser une boîte mail et un flux d’information.
Module 6 – IA responsable : qualité, sécurité, accessibilité et conformité (3 heures)
  • Vérification et ajustement des contenus IA.
  • Accessibilité numérique (textes alternatifs, lisibilité, adaptation handicap).
  • Confidentialité, RGPD, gestion des risques.
  • Atelier : audit qualité de productions IA.

Équipe pédagogique

Formateurs experts en IA appliquée aux tâches administratives, automatisation et productivité, encadrés par un référent pédagogique spécialisé en ingénierie de formation et qualité.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Suivi - Feuilles d’émargement (présentiel & distanciel). - Vérification participation active aux exercices. - Suivi des productions intermédiaires (synthèses, automatisations, rapports).
  • Évaluation finale (certification) - Production de livrables IA : rapports, comptes rendus, synthèses, planifications. - Démonstration d’automatisations simples appliquées au contexte métier. - Présentation orale devant jury avec justification des choix (prompts, réglages, méthodes). - Questionnement visant à valider C1 → C5.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Méthodes pédagogiques - Ateliers pratiques sur outils IA. - Études de cas issus d’environnements administratifs. - Exercices guidés de rédaction, planification, automatisation. - Travaux individuels contextualisés au métier du participant. - Séances interactives (démonstrations, échanges, analyses de pratiques).
  • Ressources pédagogiques - Fiches pratiques IA. - Modèles de prompts administratifs. - Exemples de workflows IA. - Guides de conformité et accessibilité. - Supports PDF, vidéos, tutoriels. - Accès CASTOR pour ressources complémentaires.

Qualité et satisfaction

Merci de consuter notre site internet.

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • À l’issue de la formation, le participant est en capacité de produire l’ensemble des livrables exigés par la certification RS7287 et de démontrer ses compétences lors de la soutenance. Les résultats attendus sont les suivants : Capacité à identifier les tâches récurrentes, processus administratifs et flux d’information pouvant être optimisés grâce à l’IA (C1). Production de rapports, comptes rendus, synthèses et analyses assistés par IA générative et transcription automatique (C2). Mise en œuvre d’outils IA permettant d’optimiser la planification, la gestion d’agendas et la coordination opérationnelle (C3). Automatisation de la gestion de l’information et de la communication : tri, classification, priorisation et génération de réponses professionnelles (C4). Application d’une démarche responsable et sécurisée incluant la vérification des contenus, l’accessibilité, la confidentialité et la conformité aux réglementations en vigueur (C5). Présentation et argumentation structurée du projet lors de la soutenance orale, avec réponses au questionnement du jury.
Modalité d'obtention
  • L’obtention de la certification RS7287 repose sur une évaluation unique comprenant : la réalisation d’un projet professionnel complet, incluant : l’analyse des tâches administratives et processus du candidat, l’identification des opportunités d’usage de l’IA, la production de rapports, synthèses et contenus IA conformes aux attendus de la certification, l’optimisation d’un agenda ou d’un planning assisté par IA, ainsi que la mise en place d’une automatisation simple liée à la gestion de l’information. La présentation de ce projet lors d’une soutenance orale devant un jury permet au candidat d’exposer ses livrables, de justifier ses choix méthodologiques et d’expliquer la démarche mobilisée. Un questionnement du jury permet de vérifier : la maîtrise des compétences C1 à C5, la capacité à utiliser l’IA de façon opérationnelle et responsable, ainsi que la prise en compte des enjeux de conformité, d’accessibilité, de sécurité et de qualité. La certification est obtenue si le candidat satisfait aux critères de la grille d’évaluation officielle du RS7287, validée par l’ensemble des membres du jury.
Détails sur la certification
  • Nom de la certification : Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’intelligence artificielle Code : RS7287 Lien France Compétences : https://www.francecompetences.fr/recherche/rs/7287/ Date d’enregistrement : 24/09/2025 Autorité certificatrice : CLASSE DIGITALE
Durée de validité
  • 5 ans

Délai d'accès

2 semaines

Accessibilité

Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation.