Utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle

Formation créée le 31/07/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

35 heures (5 jours)

Accessibilité

Oui

Formation certifiante

Oui

Financement CPF

Formation finançable CPF
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Utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle


Cette formation vise à enseigner aux participants comment utiliser l'IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle. Les participants apprendront à identifier des cas d'usage pertinents, structurer des prompts, exploiter des assistants IA, et contrôler la qualité des contenus générés tout en respectant les réglementations RGPD et les principes d'éco-conception.

Objectifs de la formation

  • Identifier des cas d’usage IA pertinents dans un contexte de gestion administrative.
  • Structurer des prompts pour générer et itérer des contenus professionnels.
  • Exploiter un assistant IA pour organiser l’information, prioriser et planifier.
  • Contrôler, corriger, sécuriser et rendre accessibles des contenus IA en respectant RGPD & éco-conception.
  • Préparer et soutenir un mémoire structuré devant un jury professionnel.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Assistants administratifs et de direction
  • Secrétaires et gestionnaires de bureau
  • Office managers et coordinateurs digitaux
  • Chargé·e·s de communication interne/externe
  • Collaborateurs des services RH, formation ou qualité
  • Référents ou pilotes de projets numériques
Prérequis
  • Maîtrise opérationnelle des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  • Connaissances de base en environnement Windows ou macOS.
  • Notions élémentaires de navigation web et d’édition de contenu numérique.
  • Aptitude à saisir et formuler clairement des demandes écrites.
  • Poste ou missions comportant des activités administratives régulières.

Contenu de la formation

Introduction – Diagnostic & cas d’usage IA (C1)
  • Accueil, présentation du référentiel RS et des modalités d’évaluation (distribution de la grille C1-C4).
  • Quiz de positionnement et diagnostic des compétences.
  • Panorama des cas d’usage IA générative (exemples retours d’expériences).
  • Lancement du cahier de bord numérique (OneNote / Notion).
  • Atelier « Identifier les opportunités » : étude de cas et rédaction d’une fiche de cas d’usage.
  • Restitution en binômes et feedback croisé.
  • Auto-score sur la grille C1 et mise à jour du cahier de bord.
Prompting avancé & génération de contenus (C2)
  • Principes et bonnes pratiques du prompting (cheat-sheet fournie).
  • Prise en main des environnements : ChatGPT, Copilot (Word/Outlook) et Notion AI.
  • Atelier « Rédiger avec l’IA » : e-mail, note de service, fiche procédure (versions v1).
  • Session d’itération : ajustements de prompts et comparaison (journal d’itérations pour le mémoire C2).
  • Auto-score sur la grille C2 et mise à jour du cahier de bord.
Automatisation & planification avec assistant IA (C3)
  • Intégration IA dans Office 365 et Google Workspace (démonstrations de scénarios).
  • Automatisations : TCD, graphiques, slides générés (enregistrement de scripts).
  • Atelier « Copilot en action » : exercices guidés Excel/PowerPoint (fichiers .xlsx/.pptx).
  • Mini-workshop « Prioriser & planifier » : to-do list et calendrier générés avec Copilot/Notion.
  • Cas pratique libre suivi de l’auto-score sur la grille C3.
Vérification, accessibilité & éco-conception (C4)
  • Enjeux RGPD, AI Act, droit d’auteur et gestion des risques (biais, hallucinations).
  • Processus de contrôle qualité : présentation de la grille d’évaluation et relecture critique des contenus IA (checklist version 1).
  • Module « Accessibilité numérique & éco-conception » : contrastes, formats légers, empreinte carbone.
  • Atelier « Annotation critique » : correction de contenus IA (hallucinations, biais, données sensibles).
  • Simulation d’entretien (défense des corrections) et auto-score sur la grille C4.
Préparation au mémoire & examens blancs
  • Atelier « Structurer son mémoire » : plan C1 → C4, attentes, gabarit.
  • Coaching individuel : extraction des éléments du cahier de bord vers le mémoire.
  • Examens blancs : étude de cas, annotation critique, mise en situation IA, génération de planning.
  • Restitution collective et plan de révision personnalisé.
  • Évaluation de satisfaction et clôture.

Équipe pédagogique

Nos formations sont animées par des experts reconnus dans leur domaine possédant une expérience sur le terrain significative et des compétences pédagogiques reconnues.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Quiz de positionnement et QCM intermédiaires
  • Ateliers notés
  • Études de cas en temps limité
  • Annotation critique de documents générés par IA
  • Évaluation finale par le passage de la certification

Ressources techniques et pédagogiques

  • Document de synthèse du référentiel de compétences.
  • Fiches techniques « prompting » et guides d’utilisation des assistants IA.
  • Grilles de contrôle et d’annotation critique.
  • QCM de positionnement et corrigés.

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants de 95% sur les sessions précédentes.

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • https://esic.fr/rs-ai-generative-administrative
Modalité d'obtention
  • https://esic.fr/rs-ai-generative-administrative
Détails sur la certification
  • https://esic.fr/rs-ai-generative-administrative

Capacité d'accueil

Entre 1 et 12 apprenants

Délai d'accès

2 semaines

Accessibilité

Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation.